Sinds enkele weken werkt de hele Radboud Universiteit met het nieuwe studentenadministratiesysteem ‘Osiris’. Het oude systeem, Tis, zou verouderd zijn en zich verhouden tot het nieuwe systeem als MS-DOS tot Windows 7. Osiris zou meer mogelijkheden bieden, overzichtelijker zijn en beter aansluiten bij de manier van werken op de universiteit. Siam onderwierp het systeem aan een nadere test. Zijn we er nu echt op vooruitgegaan?
Bij een eerste kennismaking lijkt het inderdaad alsof onze universiteit weer meekan in de vaart der universiteiten. Het systeem heeft een hippe lay-out, is inderdaad overzichtelijk en het combineert de verschillende oude systemen in één nieuwe interface. Tot zover het jargon, want voor Siam telt niet het uiterlijk, maar vooral de gebruikerservaring. De studenten moeten de vooruitgang immers niet alleen zien in de overgang van zwart-wit naar kleur, maar ook op andere vlakken. De student wordt immers een eenvoudiger zoekfunctie, beter inzicht in de eigen studievoortgang en een regelmatige rapportage inzake de studiebegeleiding in het vooruitzicht gesteld. Ook wat betreft deze gedane beloften houdt de universiteit woord. Er is inderdaad sprake van een beter inzicht in de eigen voortgang en zelfs de zoekfunctie is eenvoudiger, zoals toegezegd.
Het systeem lijkt dus vooralsnog redelijk vlekkeloos te werken, het is vooral de overgang naar het nieuwe systeem zelf die problematisch is gebleken. Een rondgang onder studenten leerde Siam dat de introductie van het gloednieuwe Osiris vooral resulteerde in zoekgeraakte studiepunten, verkeerde verwerking van aanmelding voor vakken en tentamens en het verlies van andere gegevens. Daarnaast is de portal in bepaalde internetbrowsers slecht te bereiken en is het nog lang niet duidelijk op welke site je nu precies op Osiris kan inloggen.
Voor Siam is juist deze problematische overgangsperiode onacceptabel. Siam stelt dat alle studenten een vlekkeloos werkend systeem in het vooruitzicht was gesteld, en dat deze belofte niet is ingelost. Omdat studenten voor hun studie afhankelijk zijn van Osiris, moet het systeem gewoonweg perfect functioneren. Volgens Siam had ook een beter overgangsmoment gekozen kunnen worden. Nu werd het systeem in gebruik genomen tijdens een periode van tentamens en inschrijvingen voor de vakken van 2012, een moment waarop het systeem door veel studenten werd gemist.
Siam zocht contact met andere universiteiten om de eerste ervaringen met het nieuwe systeem te kunnen bespreken. Aan de Universiteit van Utrecht wordt bijvoorbeeld al sinds de introductie van Osiris in 2001 met het programma gewerkt. Studentenraadsleden van Fractie VUUR waren enthousiast over het systeem, maar ze wezen Siam wel op de andere mogelijkheden die het systeem nog biedt. Zo kunnen studenten in Utrecht bij bepaalde tentamens ook zicht krijgen op de resultaten van hun collega-studenten – zonder dat deze resultaten zijn geanonimiseerd. Dit voorbeeld maakt dat Siam streng wil toezien op de bescherming van de privacy bij het nieuwe systeem.
Siam hoopt dat onze universiteit de functies van het systeem vooral inzet voor studenten met een beperking. Studenten met bijvoorbeeld dyslexie moesten ten tijde van Tis nog bij elk tentamen apart melden dat zij aanspraak wilden maken op speciale voorzieningen. Onder Osiris zou deze administratieve rompslomp verleden tijd moeten kunnen zijn. Siam wil dat de universiteit snel werk maakt van de speciale mogelijkheden die Osiris biedt voor deze groep studenten.
Het is nog te vroeg voor een volledige evaluatie, maar de eerste test heeft voor Siam duidelijk gemaakt dat men de vinger nog stevig aan de pols moet houden de komende tijd. Hoewel de studenten er met Osiris flink op vooruit zijn gegaan, blijven nu nog grote introductieproblemen bestaan. Siam wil in ieder geval dat klachten als over verdwenen studiepunten en andere zaken die mis zijn gegaan bij de introductie, nog binnen een week worden verholpen. Siam zal zich hiervoor sterk maken binnen de USR.
Vrijdag 20 januari heeft een gesprek plaatsgevonden tussen de USR-taskforce ICT en de beheerder van Osiris. Bij dit gesprek is fractielid Tijke Eijkemans aangeschoven om de punten uit de inventarisatie van Siam mee te nemen. Dit was een zeer constructief gesprek, waar toezeggingen zijn gedaan om de problemen op te lossen. De beheerder gaf onder andere aan dat het ontbreken van een goed privacyprotocol ook hem een doorn in het oog is. Verslag van dit gesprek, met oplossingen voor de meest voorkomende problemen, zal de taskforce ICT begin deze week publiceren op NUmedezeggenschap.nl. Natuurlijk blijft Siam de student ook op de hoogte houden!